Dat je als freelancer een administratie moet bijhouden weet je natuurlijk best. Ook weet je dat een nette zakelijke e-mailhandtekening belangrijk is als je serieus genomen wilt worden. Kortom, je wilt het goed doen en professioneel voor de dag komen.
Voor starters is er echt heel veel informatie te vinden op het internet. Nieuwsgierig als ik ben heb ik zelf ook veel gelezen. Dan blijkt dat er veel is wat je misschien al weet, maar dat er ook nog veel te leren is.
Spelregels
Weet je bijvoorbeeld dat er speciale regels zijn voor je bedrijfscorrespondentie?
Als freelancer ben je immers ondernemer en heb je een bedrijf, hoe klein je ook begint.
Zelf dacht ik als eerste aan een logo. Hiermee bepaal je je uitstraling en creëer je je eigen huisstijl. Ik vond het erg leuk om hiermee bezig te zijn. Dan komt het moment dat je je logo wilt gaan plaatsen in je e-mailhandtekening en op je format voor je offertes of je facturen.
De offerte als eerste; die kan maar vast klaar zijn. De e-mails, brieven of offertes die je stuurt, maar ook je website. Allemaal zijn ze onderdeel van je bedrijfscorrespondentie. En ja, er zijn inderdaad wettelijke regels die voorschrijven wat voor zaken je allemaal moet vermelden. Zo moet je altijd je handelsnaam, maar ook je KvK-nummer vermelden. Let er dus op dat je deze ook in je e-mailhandtekening zet.
Webshop
Ook op je website ben je verplicht bepaalde informatie te plaatsen. Heb je een webshop? Vergeet dan niet na te kijken wat hier de aanvullende regels voor zijn. ‘Verkoop op afstand’ wordt dat zo mooi genoemd. Behalve de standaard regels zijn er hier aanvullende regels die er voor zorgen dat consumenten beschermd worden tegen de risico’s die zij lopen als zij iets in jouw webshop kopen. Je moet ook zorgen dat alles helder is rondom de producten die je verkoopt, zoals de kenmerken, de prijs, maar ook informatie over de betalingswijze en levering.
Facturen
Een apart onderdeel van je bedrijfscorrespondentie betreft de facturen die je zelf gaat verzenden. Hiervoor zijn namelijk weer andere wettelijke eisen. We ontvangen ze zelf maar al te vaak voor allerhande zaken; facturen. Voor de ontvanger is het belangrijkste onderdeel van een factuur meestal het bedrag. “Hoeveel moet ik betalen”? Welke informatie er verder allemaal nog op een factuur staat verschilt natuurlijk wel een beetje per bedrijf, maar in grote lijnen zie je toch wel dezelfde onderdelen terug.
Niet zo gek als je bedenkt dat de overheid regels heeft ingesteld waaraan een factuur moet voldoen. Kijk maar eens op de website van het Ondernemersplein, het informatiepunt voor ondernemers van de overheid. Hier vind je veel informatie en staan ook diverse verwijzingen, zoals naar de belastingdienst. Zo leer je bijvoorbeeld dat je geen postbusnummer mag vermelden van je bedrijf als je zelf een factuur stuurt, maar dat het vestigingsadres op de factuur vermeld moet worden. Ook kun je zien waar je op moet letten als je een factuur naar het buitenland stuurt. Goed om te weten voor als je zelf gaat factureren.
