Management skills of management vaardigheden onderscheiden een goede manager van een slechte. Uiteraard moet de baan je ook liggen, maar er zijn een aantal vaardigheden die succesvolle managers bezitten en waardoor ze hun werk zo goed doen. Als freelancer ben je ook een manager. Ook al heb je geen werknemers, je hebt wel een bedrijf, klanten, bezoekers en partners te onderhouden. In management wordt een goede manager vaak een leider genoemd. Een manager houdt de boel gaande, terwijl een leider motiveert, inspireert en demonstreert. Maar wat zijn management skills eigenlijk en wat doet een leider anders?
De vaardigheden die je nodig hebt als manager variëren sterk. Ook al lijkt het van buitenaf soms gemakkelijk om een team of bedrijf te leiden, wil je het goed doen, dan ben je een manusje-van-alles. Onder management skills worden vaak kenmerken zoals problemen oplossen, uitvoerende taken verrichten en communicatie met anderen genoemd, maar het gaat veel verder dan dat. Het zijn de skills waardoor iemand een goede manager is en waarmee iemand de baan ook leuk vindt. Elke management positie is stressvol, maar als het goed gaat, dan is het leuk. Goede managers zijn succesvol en managers bij wie het niet in het bloed zit, gaan er vaak aan onderdoor.
In 1974 schreef Robert Katz een essay voor het tijdschrift Harvard Business Review. Ook al is zijn artikel op punten gedateerd, de drie management vaardigheden die hij in Skills of an effective administrator omschrijft als noodzakelijk, zijn nog steeds relevant:
Als medewerker kijk je vaak niet verder dan je eigen baan of je eigen team. Als je nauw samenwerkt met andere teams, dan heb je ook een goed idee van wat zij doen en waar ze in het bedrijf passen. Maar een manager moet exact weten hoe het gehele bedrijf is opgebouwd en hoe verschillende afdelingen werken aan een gezamenlijke missie en visie. Alleen dan kan een manager op de juiste manier plannen, evalueren en een strategie opstellen die niet alleen het beste is voor het team, maar ook voor het bedrijf in het geheel.
Volgens Katz zijn technische vaardigheden een tweede must have skill die managers moeten bezitten. Dit zijn dan bijvoorbeeld de programma’s of applicaties die gebruikt worden in het bedrijf en die de medewerkers dagelijks toepassen. Stel, jij bent een nieuwe medewerker en je moet werken met Oracle. Je zult weinig vertrouwen hebben in je manager als hij of zij niet weet hoe dat programma werkt als je een vraag hebt.
Niet iedereen is het met dit punt van Katz eens, want één van de taken van een goede manager is om te delegeren en om een successieplan op te zetten. Een goede manager die een gestructureerd team onder zich heeft met specifiek aangewezen mensen die wel weten welke tools op de werkvloer gebruikt worden en hoe deze werken, heeft daar eigenlijk geen kennis van nodig. Hij of zij heeft dit ‘gebrek’ opgevangen door deze taak te delegeren en door te geven aan iemand anders. Zo lang deze structuur waterdicht is en werkt voor die situatie, is dat ook een prima oplossing.
Een manager die niet met mensen kan werken, zal het niet lang volhouden in die positie. Als leidinggevende ben je constant bezig met anderen, zowel je personeel als je collega’s en eigen management. Je moet in staat zijn om met iedereen te communiceren, om duidelijk uit te leggen, om te stimuleren en om enthousiasme te creëren. Daarbij is ‘manage je manager’ een bijzonder nuttige cursus voor iedereen die een leidinggevende positie heeft.
Heb jij de leiding over een team met een groot verloop, dan kun je vaak jezelf de spiegel voorhouden. Er zijn natuurlijk altijd uitzonderingen, maar medewerkers verlaten meestal niet het bedrijf, ze verlaten hun baas. Als je geliefd bent en gerespecteerd wordt door collega’s in alle lagen van het bedrijf, zul je succesvoller zijn en meer voor elkaar krijgen. Daarom zijn interpersoonlijke vaardigheden, hoewel regelmatig over het hoofd gezien, bijzonder belangrijk als je een leidinggevende baan succesvol wilt kunnen uitvoeren.
Ook al heeft Katz gelijk op bepaalde vlakken, een goede manager heeft meer kwaliteiten nodig dan alleen deze drie. En dit zijn eigenlijk allemaal must have vaardigheden. Wil je als manager succesvol zijn en plezier hebben in je baan, dan moet je meer kunnen dan alleen de techniek begrijpen, met mensen kunnen omgaan en het bedrijf snappen. Daarom vind je hier een lijstje met andere management vaardigheden die iedere succesvolle manager moet bezitten of soms ook kan leren.
Als manager communiceer je constant. Je lichaamstaal, de manier waarop je e-mails schrijft, hoe goed je luistert en hoe je met anderen spreekt zijn daar allemaal voorbeelden van. Je moet begrijpen hoe je met mensen van verschillende niveaus en in verschillende situaties moet praten, je moet weten hoe je slecht nieuws het beste brengt, hoe je de juiste vragen stelt, wanneer je stil moet zijn en wanneer je juist moet domineren. Goede communicatieve vaardigheden kun je tot op zekere hoogte leren, maar wanneer je dit van jezelf bezit, zul je er op een natuurlijke manier in uitblinken.
Managers moeten planners zijn. Ze krijgen doelen om te halen per uur, dag, week, maand, kwartaal en jaar. Medewerkers moeten ingeroosterd worden, vrije dagen moeten daar goed in worden geplaatst en vakanties mogen geen problemen in de bezetting opleveren. Als iemand zich ziek meldt, moeten deze taken automatisch worden opgevangen tot deze persoon weer terug is. Een manager met goede planningsvaardigheden stimuleert en handhaaft continuïteit, haalt de juiste doelen op het juiste moment en is opgewassen tegen onverwachte veranderingen in die planning.
Het woord delegeren is eerder al even genoemd en dit is een bijzonder belangrijke vaardigheid die je, gelukkig, ook goed kunt leren. Delegeren betekent taken van jezelf aan iemand anders geven en voor sommige mensen is dit heel eng. Ze moeten iemand inwerken, fouten laten maken en een eigen invulling laten geven aan een taak die ze zelf misschien in vijf minuten kunnen klaren. Maar als manager kun je niet alles en moet je ook niet willen dat je alles doet. Je hebt een team dat er is voor bepaalde werkzaamheden en jouw taak is om dat team te leiden.
Een andere reden waarom delegeren zo belangrijk is, is omdat je je medewerkers daarmee nieuwe taken aanleert. Dit betekent dat ze breder inzetbaar worden, maar iets nieuws leren motiveert ook. Er is niets saaier dan dag in dag uit hetzelfde werk te verrichten zonder dat daar variatie in wordt gebracht of dat er aan bijscholing wordt gewerkt. Door te delegeren wordt je team multifunctioneler inzetbaar, kunnen ze taken van jou en van elkaar overnemen, motiveer je je team en bouw je een stevige basis voor je successieplanning.
Als manager maak je de hele dag beslissingen. Er kan elk moment iemand opbellen en je vragen om toestemming of om een knoop door te hakken zodat ze verder kunnen. Medewerkers komen naar je toe met dilemma’s waar ze zelf niet uitkomen. Collega’s hebben het groene licht van je nodig en probleemsituaties moeten worden opgelost. Het is dus erg belangrijk dat je in dat soort situaties rustig blijft, goed analyseert en een beslissing maakt. Het is slechter om geen beslissing te maken, dan dat je de verkeerde beslissing maakt. Een manager moet dus doorslaggevend zijn.
Van alle beslissingen die je de hele dag door maakt, zal misschien tachtig procent succesvol zijn. In de overige situaties, heb je de verkeerde beslissing genomen. Dit gebeurt en is menselijk. Een echt goede manager geeft deze fouten toe en denkt direct aan een oplossing ervoor. Hij of zij belt zijn leidinggevende, legt uit wat er is gebeurd en vertelt hen wat eraan te doen is. De leidinggevende heeft dan geen reden om in discussie te gaan en kan hooguit zeggen: “Niet weer doen en succes met het oplossen van het probleem.” Deze is vervolgens ook op de hoogte als er vragen komen en kan deze direct beantwoorden met een plan dat al in werking is gezet. Fouten kunnen toegeven is iets wat voor jou als manager bijzonder handig is, maar ook voor iedereen om je heen. Daarbij bespaart het je heel veel tijd en moeite.
Een laatste vaardigheid die managers goed maakt in hun baan, is dat ze moeten kunnen motiveren en aanmoedigen. Een goed presterend team is een team dat gemotiveerd wordt door hun leider en dat weet dat deze hen steunt en aanmoedigt. Daarbij moet een manager altijd achter de beslissingen van het bedrijf staan, of deze nu positief zijn of negatief. Het is inderdaad zo dat er soms vervelende beslissingen gemaakt worden van bovenaf, maar een goede manager zal daar altijd iets positiefs van maken. De beste managers weten zelfs in de meest nare situaties anderen te inspireren, ze geven het goede voorbeeld en behandelen iedereen op een eerlijke en respectvolle manier.
Deze informatie is niet alleen belangrijk voor managers van teams in bedrijven of instellingen. Ook freelancers kunnen hier iets aan, want jij bent de spin en jouw complete onderneming is het web. Probeer daarom ook te leiden en niet alleen te managen, want leiden levert je veel meer op. Je haalt meer klanten binnen, maakt huidige klanten enthousiast en loyaal, je krijgt meer gedaan van je partners en bent beter in staat kortingen te onderhandelen. Wat ook je freelancer baan is, als je een leider bent is het leuker en maak je er sneller een succes van.
Het verschil tussen een leider en een manager wordt duidelijk als je kijkt naar de volgende vergelijkingen.
---------------------------------------
Janneke Mol werkt al meer dan 5 jaar als succesvolle en enthousiaste freelancer tekstschrijver, vertaler en transcribent. Met haar taal- en tekstbureau biedt ze vanuit Servië diensten aan in het Nederlands en Engels, perfect voor iedereen die zoekt naar een schrijftalent met taalgevoel.
Wil je dagelijks nieuwe opdrachten ontvangen in jouw branche? Meld je dan hier gratis aan.