Senior Bestuursondersteuner programmadirecteur NPSNW

Opdrachtomschrijving

Voor de programmadirecteur ************************************ (******) zijn wij op zoek naar een ervaren, enthousiaste en proactieve bestuursondersteuner, die in staat is om snel de verbindende schakel te zijn tussen de programmadirecteur, de bestuurders van ************, de gemeentelijke organisatie en diverse stakeholders.

Werkzaamheden

In de functie van bestuursondersteuner ben je verantwoordelijk voor het mede vormgeven en stroomlijnen van het bestuurlijke proces, waaraan de programmadirecteur sturing geeft. Je adviseert de programmadirecteur en bent één van zijn eerste aanspreekpunten. Zo lees je stukken mee, signaleer en agendeer je bijzonderheden en gevoeligheden. Denk je mee en ondersteun je de programmadirecteur bij zijn agendabeheer, adviseer je hem en zorg je er voor dat hij goed is voorbereid voor de diverse bijeenkomsten waar aan hij deelneemt. Dit vraagt om een goede antenne voor het (bestuurlijke) krachtenveld, waarin het ****** zich bevindt, snel prioriteiten kunnen bepalen, flexibel meebewegen als dat nodig is en secuur in de uitvoering. Je bent een netwerker die snel kan schakelen.

Taken


• Leidend en complexe agendabeheer & hosting van besprekingen en vergaderingen
• Adviseren op vraagstukken intern en extern
• Adviseren en afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon en e-mail)
• Adviseren, ontwikkelen en plannen van afspraken/bijeenkomsten omtrent het ******, inclusief bijbehorende organisatie van bijeenkomsten

• ********* bijeenkomsten
• Programmateam
• Opgaveteam bijeenkomsten
• Bestuurlijk team
• **************** ontmoetingen
• Andere ****** gerelateerde bijeenkomsten


• Bijhouden en adviseren uitnodigingen projectteam
• ****** van diverse projecten voor het programmateam
• HR beheer en advisering
• Het leggen van verbindingen en het zorgen voor een heldere communicatie tussen bestuur en ambtelijke organisatie, verschillende organisatieonderdelen, ambtelijke processen en tussen deze processen en de samenleving
• Facturen doorzetten naar -en afstemmen met financiële administratie
• Opzetten en coördineren voortgangsrapportages
• Bijkomende organisatorische taken


Gemeentelijke organisatie

De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: ************.nl/.

De opdrachtgever(s)

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Het ************************************ (*****) is in 2021 gestart om ervoor te zorgen dat kinderen die opgroeien in Amsterdam Nieuw-West gelijke ****** hebben als kinderen in andere stadsdelen. Het is een ambitieus en waarde gedreven ********* met een duur van 20 jaar voor en door bewoners van het stadsdeel, gefinancierd door het ****, de gemeente Amsterdam en door bijdragen van alle alliantiepartners. Inmiddels is er een convenant dat is ondertekend door 70 alliantiepartners en een Uitvoeringsprogramma. Het ************************************ is opgedeeld in 5 opgaveteams (**) met ieder een eigen voorzitter en een Strategisch Programmamanager (***) die zich focussen op de belangrijkste thema’s van Nieuw West:


• ** Eigenaarschap, Inclusie en ********** (***)
• ** Veiligheid
• ** Werk en bestaanszekerheid
• ** Wonen en leefomgeving
• ** ****** voor de jeugd


************, verenigd rondom de belangrijkste thema’s, wordt ondersteund door een programmateam van ongeveer 10 fte. Hierin werken zowel collega’s die verantwoordelijk zijn voor ************-brede samenwerking op de verschillende thema’s, als collega’s die verantwoordelijk zijn voor de bedrijfsvoering en communicatie.

Opleidisngsniveau
• HBO

Eisen
• Eis - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft minimaal 7 jaar werkervaring in een soortgelijke functie in een gemeentelijke organisatie.
• Eis - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft ervaring met Outlook, Word, Excel, Powerpoint .
• Eis - Werk- en denkniveau De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over HBO werk- en denkniveau.

Wensen
• **** - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft werkervaring bij de gemeente Amsterdam
• **************** aangeboden kandidaat heeft affiniteit met het stadsdeel Nieuw West